Japanilaiset eivät yleensä mielellään ratkaise asioita neuvottelemalla. Ulkomaalaisten kanssa se on kuitenkin yleensä välttämätöntä. Japanilaisten keskinäiset sopimukset tehdään mieluummin kulissien takana pyrkimällä tasapuolisiin ratkaisuihin ja yhteisymmärrykseen sekä turvaamaan pitkäaikaisen yhteistyösuhteen jatkuminen. Japanissa käydyissä neuvotteluissa ulkomaalaisiin suhtaudutaan kaikissa yhteyksissä kohteliaasti ja korrektisti. Japanilaiset panevat suurta painoa tapojensa mukaiselle käyttäytymiselle olemalla kohteliaita, osoittamalla vieraanvaraisuutta ja suhtautumalla tavallista kohteliaammin vanhempia ja korkeammassa asemassa olevia henkilöitä kohtaan. Ulkomailla neuvotellessaan japanilaiset pyrkivät yleensä noudattamaan isäntämaan tapoja. Japanilaisten kohteliaisuuteen liittyy myös pyrkimys välttää kaiken epämiellyttävän havaitsemista. Japanilainen kokkini , Okui-san, sanoi tällaisessa tilanteessa, että “on parempi olla näkemättä”. Japanilaisten asennetta kuvaa hyvin sananparsi kolmesta viisaasta apinasta, jotka “eivät näe, eivät kuule eivätkä puhu mitään pahaa”. Japanissa pidetään hyveellisenä toimia näiden viisaiden apinoiden tapaan, varsinkin jos joku on tehnyt tai sanonut jotakin sopimatonta tai loukkaavaa. Neuvottelumatkalle Japaniin saapuva suomalainenkaan ei voi odottaa, että hän ensi tapaamisissa voisi mennä suoraan asiaansa ja saada esityksiinsä vastauksia. Uusi ja tuntematon liikekumppani tarvitsee alkajaisiksi esittelyä ja suosittelua. Monet Japanin liike-elämää tutkineet henkilöt ovat korostaneet, että hyvin toimivat liikesuhteet japanilaisiin yrityksiin on aina aloitettava hankkimalla ulkomaalaiselle yritykselle luotettava suosittelija, sillä ilman sellaista esittelyä yritykseen pyrkijä on vain “mies kadulta”. Jonkun hyvämaineisen henkilön tai yhteisön tulisi toimia välimiehenä, esitellä suomalainen yritys, sen toimiala, osaamistaso ja kiinnostuksen kohteet. Tällaisena välimiehenä voi toimia pankki, tunnettu kauppahuone, kohdeyrityksen kanssa yhteistyösuhteissa oleva yritys tai - jos tällaisen löytäminen on vaikeaa - Suomen suurlähetystön kaupallinen osasto. Ilman alkuesittelyä en suosittele kenellekään yhteydenottoa japanilaiseen yritykseen. Apua tarvitsevan on syytä muistaa, että ulkomaalaisen pyytäessä “ohjausta ja neuvoa” japanilainen pyrkii pyynnön mielellään täyttämään. Ensimmäiset yhteydet ulkomaalaiseen japanilaisessa yrityksessä hoitavat yleensä ns. “barbaarien käsittelijät”, yrityksen ulkomaansuhteisiin erikoistuneet, kielitaitoiset henkilöt. Heidän kauttaan liikemies ohjataan oikeiden osastojen ja oikean tason henkilöiden luo esittämään asiansa. Tästä alkaa yleensä pitkäaikainen prosessi, jonka aikana japanilaiset keräävät rakastamansa tarkat tiedot yhteistyökumppaniksi pyrkivästä yrityksestä ja sen edustajista. Jossakin sopivassa vaiheessa liikesuhteen syntymistä voidaan edistää ottamalla mukaan ulkomaalaisen yrityksen korkeimman johdon edustaja, joka pääsee tapaamaan japanilaisen yrityksen korkeinta johtoa. Tällainen vierailu on hyvin tärkeä. Ennenkuin japanilaisille esitetään muodollinen ehdotus yhteistoiminnasta tai sopimuksesta, asiaa ja siihen suhtautumista on syytä ensin tunnustella epävirallisissa keskusteluissa. Näin tehdään normaalisti japanilaisten omissa henkilökohtaisissa ja yritysten asioita koskevissa kysymyksissä. Asioiden alustavat tunnustelut auttavat muotoilemaan ehdotuksen, joka sisältönsä puolesta on helpommin hyväksyttävissä. Japanilaisten mielestä olisi typerää tehdä esitystä ennenkuin on selvitetty vastapuolen todennäköinen suhtautuminen siihen. Tämän johdosta neuvottelujen aloittaminen Japanissa on hidasta. Tunnustelujen tekemisessä voidaan käyttää myös ystävällismielisten kauppakumppanien ja pankkien neuvoja eli välitystä. Yritysjohdon huipputasolla neuvoteltaessa japanilaiset haluavat keskittyä vain peruskysymysten ratkaisuun. He haluavat sopia vain uusien liikesuhteiden puitteista ja jättävät varsinaiset yksityiskohtaiset neuvottelut ja niistä sopimisen keskijohdon - alajohtajien ja osastopäälliköiden – tehtäväksi. Tällainen menettelystrategia kuuluu yleensä kaikkien japanilaisten suurten ja hyvin johdettujen yritysten normaaliin toimintaan. Perusneuvoni Japanissa aloittelevalle suomalaiselle kauppaneuvottelijalle on seuraava: Laadi neuvotteluaikataulusi joustavaksi, tee perusteelliset valmistelut ja neuvottelujen ennakkotunnustelut, älä hätäile, älä kiirehdi liikaa tarjouksesi tekemisessä, älä yritä painostaa. Äläkä moiti hidasta neuvottelujen edistymistä, vaikka sopimusten neuvottelu japanilaisten yritysten kanssa on ulkomaalaisten mielestä yleensä hyvin pitkäveteinen, aikaa vaativa prosessi. Menestyminen neuvotteluissa edellyttää yleensäkin, mutta erityisesti Japanissa, neuvottelijoiden hyvää perehtymistä keskusteltaviin asioihin. Se edellyttää esimerkiksi markkinatilanteen ymmärtämistä sekä omalta että ennen muuta myös vastapuolen kannalta. Menestyminen yhteistyössä japanilaisten kanssa edellyttää lisäksi heidän kulttuurinsa, käyttäytymistapojensa ja neuvottelumenetelmiensä ymmärtämistä. Monet japanilaiset liikemiehet eivät tee tapaamisissa ja neuvotteluissa mitään muistiinpanoja. Erityisesti huippujohtajien odotetaan olevan hyviä kuuntelijoita, jotka eivät käytä apunaan muistiinpanolaitteita, ei edes muistilehtiötä eikä kynää. Istuen mukavasti tuolissaan huippujohtaja kuuntelee vierailijan kertomusta kiinnittämättä häneen muuta huomiota. Aika ajoin hän voi jopa katsella ulos ikkunasta antaen kuitenkin apulaisensa välillä kuiskailla hänelle esityksen pääkohtia oikean ymmärtämisen varmistamiseksi. Tämän tyyppisen japanilaisen kanssa on syytä olla varuillaan. Keskustelukumppaninne on erittäin vaikuttava persoonallisuus. Hänen kykynsä keskustella englannin kielellä on ehkä rajoittunut, mutta hän osaa loistavasti kuunnella ja lukea keskustelukumppaninsa ajatukset. Hän tekee teräviä havaintoja ja hän on taitava ja ovela taktikko. On tietenkin syytä muistaa, ettei ulkomaalaisen vierailijankaan odoteta tuovan tapaamiseen muistiinpanolaitteitaan eikä ainakaan sihteeriään, joka pikakirjoittaisi muistiin käydyn keskustelun. Japanilaiset johtavat liikemiehet työskentelevät yleensä jatkuvasti kovan paineen ja stressin alaisina. Tasapainonsa ylläpitämiseksi he usein harjoittavat vapaa-aikanaan zen-mietiskelyä, josta saatu voima vahvistaa heitä kaikissa päivän toimissa. He voivat myös harjoitella klassisten runojen lausuntaa, keskittyä “naikan”iin, itsetutkisteluun, tai harrastaa hidasliikkeistä kiinalaista “tai chi chuan”-aerobick liikuntaa. Monet Japanissa asuvat ulkomaalaisetkin ovat ryhtyneet tällaisiin harrastuksiin. Erityisesti kärsivällisyyden oppiminen on Japanissa menestyvälle ulkomaalaiselle tärkeätä. Kärsivällisyyttä vaaditaan jo siihen, että ulkomaalainen liikemies jaksaa juosta voitokkaasti loppuun aloittamansa neuvottelumaratonin. Sitä tarvitaan kaiken aikaa eri tilanteissa. Käynti japanilaisen yritysjohtajan luona aloitetaan usein vihreän teen juonnilla. Paras käyttäytymisohje on silloin se, että vieras maistelee hiljaisuuden vallitessa teetään niin kauan kunnes japanilainen isäntä avaa keskustelun. Kärsivällinen odottaminen kannattaa; se palkitaan!